Strategi dan solusi menghadapi kegiatan manajemen kontrak yang semakin kompleks

Perusahaan terbaik Fortune 500 dari berbagai segmen industri pada umumnya telah menggunakan Contract Lifecycle Management tools yang telah ditawarkan oleh penyedia paket aplikasi/suite fitur pengadaan ataupun ERP yang telah mereka gunakan. Namun, untuk meningkatkan infrastruktur teknologi yang kuat dan fungsionalitas manajemen kontrak yang lebih mendalam, perusahaan-perusahaan tersebut secara bertahap bergerak menuju penyedia aplikasi Contract Lifecycle Management system yang mandiri dan terbaik di kelasnya.

Prinsip manfaat utama yang diharapkan dari suatu Contract Lifecycle Management tools adalah untuk mengotomatisasi dan memperlancar proses siklus hidup kontrak-kontrak perusahaan. Perangkat lunak Contract Lifecycle Management tools yang terpusat dapat menyediakan repositori untuk semua data kontrak dan perjanjian serta mampu menyimpan data pemasok dan persyaratan kontrak dalam beberapa kasus yang dibutuhkan. Hal ini sering terbukti menjadi solusi holistik dan berwawasan ke depan karena visibilitas proses pengadaan dapat meningkat secara drastis.

Contract Lifecycle Management tools terpusat juga dapat membantu fokus pada kebutuhan dan penawaran kontrak global perusahaan-perusahaan tersebut dengan lebih baik dan efisien. Dengan persaingan internasional yang semakin dalam, setiap aspek siklus hidup suatu kontrak harus dapat diteliti dengan cermat, mulai dari pembuatan dan negosiasi hingga analisis dan pembaruan kontrak jika dibutuhkan.

Dengan terjadinya Supply Chain Disruptions 2 tahun terakhir ini, proses manajemen kontrak menjadi semakin kompleks. Ada banyak pihak yang terlibat secara eksternal dan dapat lebih banyak lagi departemen yang terlibat secara internal, serta dapat mengakibatkan ambiguitas dalam keseluruhan proses, dan menjadi sulit bagi para pemangku kepentingan untuk meminta pertanggungjawaban seseorang apabila terjadi masalah terkait kontrak.

Contract Lifecycle Management tools yang terpusat dapat secara efektif membantu untuk memastikan tidak ada opacity dalam siklus hidup kontrak dengan mendefinisikan kepemilikan dan akuntabilitas yang lebih jelas. Mekanisme tata kelola data yang diterapkan oleh Contract Lifecycle Management tools yang baik dapat mendukung kegiatan pengadaan yang lebih strategis dan dapat menghasilkan penghematan biaya yang lebih besar untuk perusahaan. Memiliki Contract Lifecycle Management tools yang lebih baik juga dapat meningkatkan aspek kepatuhan dalam proses pengadaan dan menciptakan dampak bisnis positif yang signifikan dalam hal kecepatan eksekusi kegiatan kontrak, hingga pengurangan kebocoran data kontrak perusahaan.